Brief richtig beschriften – Alles Wichtige über das Adressieren von Briefen
Wer Briefe, Rechnungen oder private Schreiben versenden möchte, der muss unbedingt darauf achten, den Brief richtig zu beschriften. Dies stellt eine Grundvoraussetzung dar, damit der Brief auch tatsächlich beim Empfänger eintrifft. Schließlich gibt es nichts Ärgerlicheres, als wenn ein Brief nicht ankommt oder zurück an den Absender geschickt wird. Doch warum ist das korrekte Brief Beschriften so wichtig und was gibt es alle zu beachten, wenn Sie Ihren nächsten Brief beschriften wollen? Wir verraten es Ihnen. Lesen Sie gespannt weiter und erfahren Sie alles Wichtige über das Adressieren von Briefen.
Brief beschriften und richtig gestalten
Da die Deutsche Post beim Versand der zu versendenden Briefe sowie Postkarten bestimmte Bereiche benötigt, um zum einen wichtige Codierungen setzen und zum anderen um die Versandadressen sowie sonstige Daten korrekt maschinell einlesen zu können, gibt es beim Adressieren von Briefen aber auch Postkarten einiges zu beachten.
Wir zeigen Ihnen in den nachfolgenden Zeilen, welche Bereiche Sie beim Beschriften Ihrer Briefumschläge unbedingt für wichtige postalische Angaben freihalten müssen. Ebenso verraten wir Ihnen natürlich auch, welche Bereiche Sie für individuelle Gestaltungselemente verwenden können.
Briefumschlag beschriften – Die verschiedenen Beschriftungszonen für den Postversand
Auf welcher Seite sollte man den Briefumschlag beschriften?
Bitte bedenken Sie, beim Beschriften von Briefen stets, dass nur die Vorderseite des Briefumschlages beschriftet werden sollte. Informationen, die sich auf der Rückseite des Briefumschlages befinden, werden in der Regel von der Deutschen Post nicht beachtet sowie berücksichtigt.
Brief beschriften – Die Frankierzone: Frankiervermerk oder Briefmarke
Unter der Frankierzone versteht man den Bereich rechts oben – Das gilt sowohl für Briefumschläge als auch für Postkarten. Hier kann die Frankierung in Form von Briefmarken oder Frankiervermerke platziert werden.
Wichtig: In diesem Bereich sollten sich weder Text noch Gestaltungselemente befinden. Nur so ist sichergestellt, dass die Frankierung auch nicht übersehen wird.
Die Frankierzone verfügt über eine Größe von 74 mm x 40 mm. Gemessen wird sie von der rechten oberen Ecke. Zudem ist die Frankierzone bei tatsächlich allen Formaten gleich groß. Bitte bedenken Sie, dass nur von der Deutschen Post zugelassene Briefmarken sowie Frankiervermerke angebracht werden können und dürfen.
Briefumschlag beschriften – Absenderzone: Name, Adresse aber auch Firmenlogo
Nun sind wir bei der Absenderzone angelangt. Was hat es mit dieser auf sich und welche Angaben werden hier platziert? Wir verraten es dir.
Brief richtig beschriften – Wo befindet sich die Adresse des Absenders?
Möchten Sie einen Brief beschriften, dann sollten Sie darauf achten, die richtige Zone für den Absender zu wählen. Die sogenannte Absenderzone befindet sich links neben der Frankierzone am oberen Rand des Umschlages. In der Absenderzone platzieren Sie, wie der Name bereits verrät, alle wichtigen Angaben zum Versender. Hierzu zählen der Name, die Adresse und eventuell auch ein Firmenlogo. Die Größe der Absenderzone ist recht individuell und richtet sich in erster Linie nach der Formatbreite minus der Breite der Frankierzone. Je nach Umschlaggröße kann sie also über unterschiedliche Breiten verfügen. In jedem Fall liegt die Höhe der Absenderzone allerdings bei mindestens 40 mm.
Wissenswert: Die Absender Adresse sollte bestenfalls mit einer Schriftgröße von 12pt innerhalb der Absenderzone und ohne Leerzeichen platziert werden. So ist sichergestellt, dass die Maschinen der Post keinerlei Probleme beim Einlesen der Adresse haben.
Erfreulicherweise dürfen in der Absenderzone sogar Werbegrafiken stehen. Allerdings müssen sich diese mindestens 10 mm entfernt von den Absenderangaben befinden. Ebenso dürfen sie die Lesbarkeit des Absender nicht beeinträchtigen.
Briefumschlag beschriften – Achtung: Die Codierzone – Strichcode der Post
Nachdem Einlesen der Anschrift, wird diese in eine sogenannte Strich-Codierung umgewandelt. Diese wird im Anschluss in der Codierzone aufgedruckt. Hört sich vermutlich etwas schräg an, doch werfen Sie einmal einen genaueren Blick auf Ihre Post, dann wird Ihnen auffallen, dass sich am unteren Rand der Umschläge immer wieder fein aufgedruckte Linien befinden. Dank diesem Strichcode können die einzelnen Sendungen zielgerichtet sortiert werden, das erspart Arbeit und Zeit.
Nun aber, wo befindet sich denn die Codierzone denn überhaupt? Sie liegt am unteren Rand des Umschlages und wird von rechts aus gemessen. Die Fläche der Codierzone verfügt über eine Breite von 150 mm und eine Höhe von 15 mm. Gut zu wissen ist, dass diese Maße für jedes Format gleich sind.
Wichtig: Die Codierzone muss beim Beschriften Ihrer Briefe unbedingt frei bleiben. Das heißt, sie muss weiß oder in einfarbigen, hellen Pastelltönen gehalten sein.
Brief adressieren – Die Lesezone: Anschrift
Wir sind bereits bei der sogenannten Lesezone angelangt. Auch diese Zone ist beim Briefe Beschriften äußerst wichtig und unabdingbar. Doch welche Angaben befinden sich in der Lesezone? Lesen Sie unbedingt weiter und finden Sie es heraus.
Brief richtig beschriften – Wohin kommt die Anschrift des Empfängers?
In der Lesezone darf ausschließlich die Adresse des Empfängers platziert werden. Absenderangaben sowie Rücksendeanschriften sind hier tabu, denn anderenfalls ist beim maschinellen Einlesen nur sehr schwer erkennbar, welche Anschrift nun für die Zustellungen gelten soll. Absender- und Rücksendeangaben dürfen Sie nur als einzeilige Kopfzeile oberhalb der Anschrift angeben. Allerdings sollten Sie bedenken, dass die Schrift nicht Größer als 8 pt sein darf – Die Angaben müssen als Block ohne Leerzeilen erfolgen.
Beim Briefe Beschriften von Umschlägen ohne Fenster muss die Empfänger Anschrift mit einem Abstand von ca. 15 mm zum linken sowie rechten Rand parallel zu den langen Seiten verlaufen. Wer Adressetiketten verwenden möchte, muss einige weitere Aspekte beachten. In diesem Fall muss sich das Etikett nämlich mit einem Abstand von mindestens 3 mm zu den Etiketträndern befinden. Generell gilt, dass um die Anschrift herum stets eine sogenannte Ruhezone eingehalten werden sollte. Diese beträgt mindestens 20 mm. Im Anschluss können Sie natürlich auch grafische Elemente linksseitig platzieren.
Beim Beschriften von Briefen mit Fensterumschlägen ist das Fenster mit mindestens 40 mm vom oberen Rand sowie mit mindestens 15 mm von den anderen Umschlagrändern platziert. Im Normalfall verfügt das Fenster über eine Größe von 90 mm Breite und 45 mm Höhe. Wer auf digitale Frankiersysteme zurückgreifen möchte, für den bewähren sich unter anderem aber auch Fenster mit einer Größe von 90 mm Breite und 55mm Höhe. Die Empfänger Anschrift sollte mit einem Abstand von mindestens 3 mm innerhalb des Umschlagfensters erscheinen.
Briefe adressieren – Gut zu wissen: Bei hochformatigen Briefumschlägen darf das Adresse Fenster auch im linken oberen Rand stehen. Aber auch hier sollten die eben erwähnten Abstände eingehalten werden. Rechts des Fensters sollten sich allerdings keine weiteren Angaben befinden, denn dadurch könnte die Lesbarkeit der Empfänger Anschrift beeinträchtigt werden.
Brief richtig beschriften – So machen Sie die Anschriften für die Post erkennbar
Damit die Post beim maschinellen Einlesen keinerlei Probleme hat, sollten Sie die Adressen für den Postversand aufbereiten. Wir verraten Ihnen, welche Punkte Sie bei der Auswahl der Schrift beachten sollten:
- Besonders maschinenlesbar sind serifenlose Schriften, wie zum Beispiel die klassischen Standardschriften Arial, Univers oder Helvetica.
- Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 pt Umgerechnet sind das 2,5 mm bis 4,7 mm.
- Der Zeilenabstand in der Anschrift sollte im Optimalfall dem Wert der gewählten Schriftgröße zuzüglich 1,5 mm bis 2,5 mm entsprechen.
- Der Abstand zwischen den Zeilen sollte bestenfalls mindestens 0,2 mm bis höchsten 0,4 mm
- Der Wortabstand sollte zwischen 1,5 und 4 mm
- Der Hintergrund muss hell und einfarbig
- Die Schrift sollte stets dunkelfarbig sein und sich möglichst kontrastreich vom Hintergrund abheben.
Briefe richtig beschriften: Die unterschiedlichen Briefumschlag-Formate beachten
Möchten Sie Glückwünsche an einen bekannten Freund senden und beschäftigen sich gerade mit dem Thema „Brief richtig beschriften“, dann sollten Sie unbedingt auch über die unterschiedlichen Formate Bescheid wissen. Schließlich gibt es viele unterschiedliche Briefumschlag-Formate, sodass beim Beschriften Ihrer Briefe nicht immer exakt gleich vorgehen können. In den nachfolgenden Zeilen werden wir die unterschiedlichen Formate kurz auflisten.
Hierzu gehören folgende:
- Format – 229 x 114 mm mit Fenster – DIN C6/5
- Format – 229 x 114 mm ohne Fenster – DIN C6/5
- Format – 229 x 162 mm mit Fenster – DIN C5
- Format – 229 x 162 mm ohne Fenster – DIN C5
- Format – 229 x 324 mm mit Fenster – DIN C4
- Format – 229 x 324 mm ohne Fenster – DIN C4
Briefe richtig beschriften und adressieren – So ist es korrekt
Nun sind Sie bereits bestens darüber informiert, wie Sie Ihre Briefe korrekt beschriften. In diesem Teil unseres Ratgebers möchten wir nochmal etwas detaillierter auf das Adressieren von Briefen eingehen. Anhand von Beispielen möchten wir Ihnen daher zeigen, wie Sie Ihre Briefe optimal beschriften:
Brief beschriften – Versand an eine Hausanschrift
Max Mustermann
Max-Muster-Mann-Straße 1
11111 Musterstadt
Brief beschriften – Versand an eine Postfachadresse
Max Mustermann
Postfach 10 10 10
11111 Musterstadt
Brief beschriften – Versand an eine Packstation
Vorname und Nachname: Max Mustermann
Postnummer – Empfänger: 12345678
Packstation inklusive Nummer: Packstation 777
Postleitzahl und Stadt der Lieferadresse: 11111 Musterstadt
Wie Sie sehen können ist das Beschriften von Briefen gar nicht so schwer. Wenn Sie die Vorgehensweise einmal raus haben, dann gelingt das weitere Briefe Beschriften kinderleicht.
Unser Fazit – Briefe beschriften
Wie Sie nun gelernt haben, ist es äußerst wichtig, Briefe richtig zu beschriften. Nur so ist sichergestellt, dass die Schriftstücke auch tatsächlich beim Empfänger eintreffen. Wenn Sie nicht weiter wissen, dann werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Beispiele, schon wird das Briefe Beschriften zum Kinderspiel.